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電子署名とはなに、その仕組みや注意点は?

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新型コロナウイルス感染拡大を機に
進む脱ハンコですが、

代わりにの本人確認の手段として
「電子署名」の導入が広がりますが、
企業のみならず個人向けでも活用されています。

そこで今回は、実際に電子署名を
求められた時に戸惑わないよう、
その仕組や注意点をお伝えしてまいります。

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電子署名とはなに、その仕組みや注意点は?

電子署名は、契約などの際に
本人の意思に基づいて
行われたことを示す根拠となります。

個人が利用する機会としては、
就職や転職、アルバイトなどを始める際、

会社との間で結ぶ「労働(雇用)契約書」が
代表的な事例です。

利用する際の手順は
以下の流れになります。

1.会社から契約書のデータを添付したメールが届く
2.ファイルを開き、本人である人所を済ませた上で電子署名する
3.会社側と個人の双方で、それぞれ電子署名された
  契約書のデータを保存・管理する。

電子署名はPDF形式などの
契約書のデータにデジタルIDを施す仕組みで、

ハンコのような視覚的な
定型・形式が存在しません。

GMOインターネットグループが
提供するサービスでは、

契約書をオンライン上で見たり、
紙で擦り出したりする際、

印影や地震の署名など任意の画像を
選んで表記させることもできます。

一連の契約手続きは
ネットワーク上で完結するため、

会社に出向いたり、
紙で印刷したりする手間がいりませんし、
紛失するリスクも小さくなります。

こうした電子契約のプラットフォームは、
主にベンチャー企業が担います。

LegalForceは、契約書に漏れや誤り、
リスク要因になる記載がないか、

人工知能(AI)が自動でチェックする
サービスを提供しています。

1日数十件もの契約を結ぶ大企業では、
弁護士や法務部門の担当者が
人海戦術で条項ごとに確認してきましたが、

一つの契約書辺りわずか数分で
済ませることも可能です。

LegalForceは、締結後の契約書を
クラウド上で保管・管理する
サービスも手がけます。

企業は必要に応じて自社の契約書を
いつでも参照できるほか、

語句検索によって類似や関連する
契約書を即座に引き出すことも可能です。

さらに契約の更新期や満期が近づくと、
担当者に注意喚起が通知されます。

気づかないまま自動更新されてしまったり、
不利な内容に見直されたりする
リスクを防ぐことができます。

契約書関連は内容のチェックや管理など
様々な工程で電子化が一段と進みます。

業務の大幅な効率化が
図りやすいのも大きなメリットです。

●電子契約手続きの流れ
LegalForceの場合
・契約書の漏れや誤りをAIでチェック
・クラウド上で保管し、満期の通知も
       ↓
       ↓主に企業向けサービス
1.会社からメールが届く
       ↓
2.ファイルを開き、電子署名する→3.オンライン上で保管
       ↑              ↑
契約者が三つの中からを選べる   ・紛失するリスクが小さい   
①なし(電子上の記録のみ)    ・企業は多数の契約書でも
②印影の画像            管理しやすい
③サインや署名の画像

 

まとめ

いかがだったでしょうか?

電子契約は、働き手が望まなければ
会社側から強制されることはなく、

従来通りに紙に押印する書面での
契約を結ぶことができます。

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